Politique de Confidentialité

Dernière mise à jour : 03 juin 2025

Bienvenue sur Osira.

Nous accordons une grande importance à la vie privée de nos utilisateurs et nous nous engageons à protéger vos données personnelles.

Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons et protégeons vos informations lorsque vous utilisez notre site www.osira.fr.

Merci de lire attentivement cette politique pour comprendre nos pratiques en matière de gestion des données personnelles.

1. Informations collectées

1.1 Données personnelles

  • Nom et prénom
  • Adresse e-mail professionnelle
  • Fonction ou rôle dans l'entreprise
  • Données saisies via le formulaire de demande de démo, prise de rendez-vous ou d'accès beta

1.2 Données des salariés et entreprises gérés par la plateforme

Stockées chiffrées au repos (AES-256) sur serveurs EU.

Identité :

  • Nom et prénom
  • NIR (Numéro de sécurité sociale)

Coordonnées et rôle :

  • Email
  • Téléphone
  • Rôle dans une équipe
  • Entreprise

Données relatives aux formations :

  • Historique formations
  • Certificats
  • Dates d'expirations
  • Organisme certificateur
  • Statut « obligatoire » ou non

Données d'usage du service :

  • Plan souscrit
  • Date d'activation
  • Actions dans le service

1.3 Données techniques

  • Adresse IP
  • Type de navigateur et système d'exploitation
  • Pages consultées et durée de navigation

2. Utilisation des données

Lors des phases de démonstration :

  • Répondre à vos demandes d'accès ou de démonstration
  • Vous informer des mises à jour du produit ou du statut de votre demande
  • Améliorer la navigation sur le site et réaliser des statistiques d'usage anonymes
  • Vous contacter à des fins d'amélioration produit ou pour recueillir des retours (si vous nous en donnez l'autorisation)

Lors de l'utilisation de Osira :

  • Création et gestion des comptes utilisateurs / entreprises.
  • Affichage des formations et certifications dans le tableau de bord.
  • Calcul des alertes d'expiration, envoi d'e-mails ou notifications.
  • Génération/stockage des PDF (certificats, exports CSV, rapports).
  • Toutes les fonctionnalités décrites dans notre page d'accueil.

Lors de la facturation et l'abonnement :

Plan choisi, historique de paiement, coordonnées de facturation.

Pour la sécurité et la maintenance :

Journaux de connexion, détection d'anomalies, sauvegardes, support.

3. Conservation et protection

3.1 Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant une durée maximale de 2 ans à compter de notre dernier contact, sauf demande contraire.

Durées de conservation spécifiques :

  • Données RH = durée du contrat + 5 ans (prescription prud'homale).
  • Logs applicatifs = 12 mois.

3.2 Sécurité des données

Nous mettons en œuvre toutes les mesures de sécurité nécessaires (serveur sécurisé, accès restreint, stockage chiffré) pour empêcher toute perte, mauvaise utilisation ou altération de vos données.

4. Partage avec des tiers

Nous ne vendons ni ne louons vos données.

Vos informations peuvent être partagées uniquement avec des prestataires de confiance (comme notre hébergeur ou notre outil d'emailing) dans le seul but de fournir le service demandé.

Ces prestataires sont contractuellement tenus de respecter la présente politique, et n'ont accès qu'aux données strictement nécessaires.

5. Vos droits (conformément au RGPD)

  • Demander l'accès à vos données personnelles, et demander la rectification ou la suppression de vos données. Les demandes d'accès ou de rectification des salariés passent par leur employeur ; Osira s'engage à coopérer sous 30 jours.
  • Vous opposer ou limiter certains traitements
  • Retirer votre consentement à tout moment

Pour exercer vos droits, écrivez-nous à l'adresse :contact@osira.fr

6. Responsabilité – rôles RGPD

Osira agit en qualité de sous-traitant RGPD pour le compte du Client, qui demeure seul responsable du traitement des données de ses salariés.

Un accord de sous-traitance (DPA – Data Processing Agreement), précisant les modalités techniques et organisationnelles des traitements, est disponible sur simple demande à contact@osira.fr.

7. Sous-traitants autorisés

La liste des sous-traitants avec lesquels nous travaillons est accessible sur demande (Services, prestataires, hébergement, courriels transactionnels, Log & monitoring).

Aucun transfert hors Union Européenne n'est effectué.

8. Cookies et outils de mesure

Nous utilisons des cookies de mesure d'audience et de fonctionnement uniquement. Aucun cookie publicitaire ou de re-ciblage n'est déposé.

Vous pouvez désactiver les cookies dans les paramètres de votre navigateur.

9. Modifications de la politique

Cette politique peut être mise à jour à tout moment. Toute modification matérielle sera indiquée sur cette page avec une date de mise à jour.

Date d'entrée en vigueur : 15 avril 2025
Date de dernière mise à jour : 03 juin 2025

Nous contacter

Pour toute question, contactez-nous par courriels :contact@osira.fr